Правила формирования и оформления дел - Формирование и оформление дел

В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела. Формирование дел — это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. В организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления секретариат, канцелярия, отдел делопроизводства и т.

Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, то есть в структурных подразделениях. Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации учета , сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе документационного обеспечения управления ДОУ.

Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них например, согласно положению о планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т. Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства.

Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ. Руководитель архива организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь работникам структурных подразделений в формировании дел, а также проводит проверки правильности формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Дело не должно превышать листов при толщине корешка не более 4 см. В случае, если корешок дела превышает 4 см, документы дела разбиваются на тома.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или сочетании. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.

Дела заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию. Входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие — по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов. Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года.

Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания. Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и, соответственно, подлежит регистрации в самостоятельном журнале книге. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу, имеющие согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Минкультуры России от Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения.

При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения. В соответствии со ст. Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, следует отдельно группировать в дела приказы о приеме, перемещении, совмещении, переводе и увольнении работников, то есть связанных с их трудовым стажем, и отдельно — приказы о премировании, поощрении и других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате.

При этом в каждом деле приказы должны иметь самостоятельную валовую нумерацию. Положения, инструкции, правила , утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления и в порядке возрастания их номеров.

Имеющиеся приложения к протоколам формируются в одно дело, то есть вместе с протоколами. В случае большого объема приложений к протоколам приложения формируются в отдельные дела по датам протоколов и их номерам.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления и систематизируются следующим образом:.

Лицевые счета по заработной плате работников располагаются в делах в алфавитном порядке фамилий. По истечении одного года после завершения дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив организации.

В соответствии с п. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела папки в соответствии с номенклатурой дел организации отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

После исполнения документа и окончания работы с делами последние помещаются подшиваются для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы. В каждом структурном подразделении выделяется сотрудник, ответственный за сохранность документов и формирование их в дела. Руководитель подразделения обеспечивает сохранность документов и дел. С этой целью дела необходимо разместить в запирающиеся шкафы, сейфы и т.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела — соответствующую папку на полке.

Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически необходимо проводить проверку наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене лица, ответственного за сохранность документов и руководителя структурного подразделения, а также при реорганизации, ликвидации организации или его структурного подразделения. Проверка наличия дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.

Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке. Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ.

Выдача дел работникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату. Другим организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации по акту. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель.

В листе-заместителе указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ. Изъятие документов из дел постоянного хранения например, приказов по основной деятельности, штатных расписаний, отчетов по основной деятельности и т. Как правило, изъятие подлинных документов производится правоохранительными, судебными и другими силовыми органами, действующими на законных основаниях.

Техническая поддержка системы "Олимп" - Порядок формирования и оформления дел

В этом случае обращающийся орган должен представить в организацию запрос, в котором должна быть ссылка на соответствующий законодательный, иной нормативный правовой акт, на основании которого документы могут быть предоставлены органу для изъятия. Изъятые подлинные документы после минования их надобности подлежат возврату организации.

Правила формирования дел

Организация контролирует возврат этих документов. Контакты Поиск по сайту. Издание Подписаться на журнал Форум для секретарей Авторам Рекламодателям Электронная версия журнала. Рубрики Профессия Делопроизводство Отдел кадров Архивное дело Юридический практикум Ваш компьютер Деловой этикет Офис Самообразование Бухгалтерский учет Корпоративная культура Психологический практикум Стиль Красота и здоровье Секретарь плюс Праздник Страницы истории Культура и искусство Контрольная работа Охрана труда.

Централизованное и децентрализованное формирование дел в организации В организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления секретариат, канцелярия, отдел делопроизводства и т.

Правила формирования дел При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Подпишитесь на нашу рассылку Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели. Правила хранения документов первичного бухгалтерского и налогового учета. Церемония награждения победителей премии PA-AWARDS Кадровые решения Справочник экономиста Планово-экономический отдел Санэпидконтроль.

Охрана труда Справочник эколога. Оплата и получение товара.